Senior Modern Workplace Consultant

Vi på WeQuel söker nu en Senior Modern Workplace Consultant i Stockholm som tar rollen som Collaboration Workplace Lead. Du driver analys och standardisering av kundens mötes- och arbetsplatsupplevelse, med störst fokus på videokonferenser. Kunden vill ta fram en tydligare och mer standardiserad struktur för videokonferens och mötesytor. Uppdraget ska ge en nulägesbild av befintliga lösningar, arbetssätt och behov och skapa ett tekniskt ramverk som förenklar användning, livscykelhantering och support. Uppdraget är strategiskt och taktiskt, med ett stort inslag av teknisk rådgivning.

Syfte med uppdraget:
- Kvalitetssäkrad nulägesbild av kundens mötesrum, tekniskt och utifrån användarupplevelse
- Standarder och principer för en enhetlig, användarvänlig och driftsäker mötesupplevelse i hela organisationen
- Förenklad implementation, förvaltning och support genom tydliga typrum, konfigurationer och principer
- Långsiktigt hållbar styrning med relevanta KPI:er, uppföljning och principer för livscykelhantering och rapportering
- Prioriterade rekommendationer för att säkerställa att verksamhetsbehoven tillgodoses

Dina arbetsuppgifter:
Arbetsledning
- Självständigt drivande av eget arbete med stöd från beställaren
- Löpande dokumentation och redovisning av progress
- Workshops och avstämningar
- Koordinering av intressenter

Inventering och nulägesanalys
- Inventera befintliga mötestyper, arbetssätt och manualer.
- Genomföra intervjuer med utsedda nyckelpersoner.
- Bedöma behovet av en nöjdhetsenkät. Enkäten kan ersättas av redan genomförd medarbetarundersökning.
- Analysera befintliga licenser och verktyg för digitala möten, resursökning och smart Workplace.
- Analysera systemkonfiguration, säkerhet, provisionering och hantering av mötesrum och arbetsplatser.
- Analysera befintliga bokningsskärmar.
- Analyser av Teams admin center i förhållande till PMP och vad det skulle innebära.

Teknisk design
- High level design för mötesrumsstruktur och principer
- Low level design som matchar den övergripande designen mot tekniska policys och funktioner

Standardisering av Teams och mötesrum
- Föreslå ett standardiserat tekniskt ramverk
- Skapa policystruktur
- Ta fram standarder och runbooks för provisionering och livscykelhantering (ex säkerhetspatchar och versionsuppdateringar)
- Säkerställa användarvänlighet i rummen i förslag av funktion och teknisk konfiguration

Strategiska beslut och utbildning
- Identifiering av förbättringsområden och kostnadsunderlag
- Underlag för framtida utbildningsinsatser

Krav:
- Senior erfarenhet av Modern Workplace / Digital Workplace
- Stark kunskap inom Microsoft Teams och Teams Rooms
- Stark kunskap inom hybridarbete och möteslösningar
- Stark kunskap inom utrustning och utformning av konferensrum (hårdvara)
- Erfarenhet av teknisk rådgivning inom området
- Erfarenhet av tekniska implementeringar inom området
- Erfarenhet av workshopledning och förändringsarbete
- Erfarenhet av stakeholder management
- Strukturerad och leveransfokuserad
- Förmåga att omsätta behovsanalys till praktik
- Trygg i rådgivande roll mot ledning och tekniska specialister

Meriterande:
- Flowscape och/eller Microsoft Places
- Erfarenhet från större organisationer och komplexa miljöer

Uppdragsdetaljer:
- Start: 2026-11-01
- Slut: 2026-12-31
- Omfattning: 40 % (cirka 16 timmar/vecka), löpande konsultinsats
- Tak: 86 timmar. Ytterligare arbete kräver skriftligt godkännande från kunden.

Vi erbjuder:
Hos WeQuel blir du en del av ett konsultteam som värdesätter people first – vi tror på att framgång skapas genom engagemang, samarbete och utveckling. Vi erbjuder en platt organisation med korta beslutsvägar, stark gemenskap och möjlighet att påverka din egen utveckling.